Jak používat Trello v obsahové agentuře?

Content je sice king, když se v něm ale nedokážete vyznat, tak velmi rychle přijde o svoji korunu. Obsahové agentury nutně potřebují přehledný systém, ve kterém mohou volně vznikat nápady a dokončené projekty nezmizí v propadlišti dějin. Znamená to, že musíte platit nehorázné peníze za nějaký specializovaný software? Ale vůbec ne. Vyzkoušejte Trello, které je na webu i jako aplikace zcela zdarma.

Digitální tabule

Princip Trella je nebezpečně jednoduchý a vychází z japonského systému zvaného kanban. V praxi se kanban znázorňuje jako tabule s několika sloupci, která představují jednotlivé etapy připravovaných úkolů. Tak, jak úkol postupuje, přesouvá se mezi sloupci zleva doprava. Místo skutečné tabule, na kterou se musí lepit papírky nebo psát fixem, však Trello převedlo principy kanbanu do digitální sféry. Každý tým může mít v Trellu svoji samostatnou nástěnku, na které je okamžitě vidět, které úkoly spěchají, které čekají na poslední úpravy a které jsou ready k publikaci.

Digitální tabule je lepší FOTO: fauxels, licence: Creative Commons Zero (CC0)

Jak si svoji nástěnku rozdělit?

Sloupce lze do Trella přidávat podle libosti, ale neměli byste to s nimi zase příliš přehánět. Plně postačí 3 až 4 základní sloupce, ke kterým postupně přibývají doplňkové. Nesmí chybět sloupec s úkoly, které mají být teprve udělány, sloupec s rozdělanými úkoly, a nakonec sloupec s hotovými úkoly. Mezi ně se ještě hodí samostatný sloupec pro kontrolu, kde se shromažďují dokončené projekty, které ještě musí projít editací či zevrubnou kontrolou pravopisu. Ke každé samostatné kartě na nástěnce lze přiřadit konkrétního člověka, který úkol zpracovává. Pro lepší přehled je však dobré někdy vytvořit sloupce pro jednotlivé členy týmu s budoucími úkoly. V Trellu obsahové agentury se pak rozhodně neztratí ani sloupec zajímavých zdrojů nebo Sklad, kam se ukládají dokončené projekty, které momentálně nelze vydat.

Příklad nástěnky v Trellu FOTO: L. Horák, licence: Creative Commons Zero (CC0)

Chytré funkce, které šetří čas

Základní funkce Trella bohatě postačí k tomu, aby vaše agentura šlapala jako hodinky (alespoň pokud všichni opravdu odvádějí svoji práci). Kromě nich se ale v Trellu nachází i pokročilejší funkce, jež dokáží jeho používání ještě více zpříjemnit. Například můžete:

- Změnit u karet barevné pozadí, které ještě více upoutá pozornost k nejdůležitějším úkolům

- Vytvářet v kartách checklisty, kde lze postupně odškrtávat splněné fáze úkolu

- Hledat jednotlivé typy úkolů nebo karty přidělené pouze určitým lidem pomocí filtrů

- Rychle a jednoduše diskutovat či hlasovat o prioritě úkolů s ostatními členy týmu

Jak s Trellem pracují špičky v oboru?

S Trellem pracuje obrovské množství redakcí a obsahových týmů po celém světě. Řadí se mezi ně i novinářský tým prestižní zpravodajské stránky The Telegraph, která týdně vydává stovky článků. Proces publikace článku na The Telegraph začíná v Trellu ve sloupci Ideas&Watching, kam jednotliví novináři přidávají nápady na články. Ty zadané pak putují do sloupce Commisioned, kde se ke kartě přidá také cena, počet slov a deadline pro napsání. Jakmile se někdo ke článku přiřadí a reálně text napíše, nahraje jej do Trella jako přílohu a přetáhne příslušnou kartu do sloupce Content Created. V této fází se na článek podívá editor a rozhodne, zda jej novináři vrátí pro přepsání nebo může být připraven k vydání. Pokud dostane článek zelenou, zamíří do sloupce Scheduled, kde se všichni dozví informace o tom kdy bude na stránkách The Telegraph publikován. Jakmile vyjde, je karta finálně přetažena do sloupce Published.

Nástěnka v Trellu nahrazuje nervózní telefonáty o stavu článků a nepřehledné řetězce emailů s nápady. Chcete si vyzkoušet jaké to je pracovat způsobem, který funguje pro tak velkou organizaci jako je The Telegraph? Stáhněte si zdarma jejich Trello šablonu a začněte hned dnes!